Sistema ERP
El ERP como una herramienta para facilitar el trabajo, registrar todas las operaciones y de fácil acceso a la información
Para operar y controlar la empresa es indispensable contar con un sistema en el cual se registren todos los movimientos. El ideal es que cada operación sea soportada por alguna funcionalidad del sistema. De esta forma se hace eficiente y eficaz el trabajo y toda la información está centralizada y de fácil acceso.
Pocos módulos
Primero la contabilidad funcionando bien. Luego otros módulos.
Para alcanzar este ideal, se debe hacer por etapas y la primera etapa es la contabilidad. El primer módulo que debe estar funcionando bien y al día es el módulo contable donde se registran todos los movimientos del banco, las ventas, las compras, los sueldos, los gastos, los honorarios, los ingresos, egresos y traspasos entre cuentas. Una vez que el módulo de contabilidad está funcionando perfectamente y al día, se avanza a los siguientes módulos.
Contar con un sistema donde se puedan ver en línea y en forma correcta las ventas, las compras, los gastos, las cobranzas, los pagos a proveedores, los créditos y todos los movimientos contables, hace posible controlar la gestión y obtener desde el mismo sistema toda la información para comparar con el presupuesto. Es demasiado largo, costoso y con un resultado incierto implementar todos los módulos de un sistema en la misma etapa.
Bien Implementados y completo
Tomando como primer módulo la contabilidad es importante lo siguiente: Las unidades de negocio, centros de costos y cuentas deben ser los adecuados para el control de gestión.
ERP 100% al día y funcionando
No hablamos definir productos y servicios porque esto corresponde a una segunda etapa que es el módulo de existencias. En el módulo contable deben habilitarse las opciones para obtener los auxiliares de clientes y proveedores para los análisis de cuentas. Debe ser parametrizado manteniendo una equivalencia con el presupuesto. Debe ser la herramienta de uso común de todos en la empresa.
Datos en línea y base común de consulta
Única herramienta para ingreso y consulta de datos
En el ERP deben estar los datos del resultado en línea, ventas, costos, gastos y utilidad y los datos del balance actualizados, cuenta por cobrar clientes, productos en inventario, materia prima, activo fijo, todos los otros activos, cuentas por pagar proveedores, créditos, capital, otros pasivos y utilidad acumulada. No deben existir registros paralelos, todo en el ERP, correcto, bien clasificado y al día. Quienes trabajan en la empresa y necesitan la información contable deben saber acceder al ERP y poder consultar en forma autónoma.
